Då min största del av undervisning varje termin är mitt studierektorskap för elektivkurserna inom läkarprogrammet, så vill jag använda wiki för att underlätta vår adminstration.
Kansliet för elektivkurserna består av två studierektorer (jag på KS-Solna och min kollega på KS-Huddinge) samt en studenthandläggare och en programhandläggare på campus Solna. Vi har ca 100 projekthandledare, 50 kursgivare och 750 studenter varje termin; som handleder studenternas projekt, anordnar kurser respektive ansöker om plats på kurserna/projektplatser. Kansliet har uppgifter som behöver göras varje månad under året och vi har lagt upp en pärm där detta finns bakom en flik/månad. Vi skickar ut mailbrev till studenterna angående ansökningar, antagning, projekt, reseförsäkringar etc och till kursledarna gällande kursplaner, budget, projekthandledning mm. Då läkarprogrammet nu övergår till en ny studieplan, så sker stora förändringar varje termin. Studieplansändringen är fullt genomförd HT2012.
Vi håller nu på att drunkna i mail som går mellan oss fyra på kansliet, där vi uppdaterar brev och information. Nu skickas detta runt som bilagor till mail, med datum, version och vem som gjort senaste ändringen.
Att kunna lägga upp en gemensam wiki på KICommons (SVK administration) där vi kan gå in från våra olika geografiska placeringar kommer underlätta uppdaterandet och minska behovet av mailkontakt. Vi kan ha en sida/månad och där lista vad som ska göras under månaden. Brevmallar för de olika utskicken kan ligga på egna sidor, och dessa kan vi då lätt uppdatera gemensamt. Genom att aktivera "notify me" kan alla se när ett dokument uppdaterats. Om någon annan ser behov av ytterligare uppdatering är det bara att göra direkt, och de övriga kommer se även detta. Nu kommer det räcka med ett mail där vi t.ex. meddelar varandra att breven som ska ut i november är uppdaterade, färdiga att sändas ut.
Pga stora förändringar på utbildningsavdelningen så kommer också de olika programmens kanslier omorganiseras. Vår ordinarie handläggare har just gått på föräldraledighet, och genom att ha en wiki, med rutiner för varje månad så blir vi också mindre sårbara och får lättare att introducera vikarier i verksamheten.
Jag tror vi kommer att vinna tid och översiktlighet genom att använda wiki på detta sätt.
Prenumerera på:
Kommentarer till inlägget (Atom)
Vilken lysande idé att använda Wikis för administrativa ändamål. jag fick genast en tanke om att man skulle kunna använda en Wiki när jag som lärare och utplacerad på distans skall delta i planering av en ny kurs eller liknande tillsammans med lärarna på campus.
SvaraRaderaHej, det låter som en ypperlig idé att använda wikis för det syfte du beskriver. Jag är involverad i utveckling av Läkarprogrammets exjobb, och får genast en tanke ifall det är möjligt att applicera wikis även där ...
SvaraRaderaVi har tidigare försökt att utfrån kunna logga in till en hårddisk på utbildningsavdelningen där kansliet har sina dokument. Det har fallit på att min kollega och jag sitter på varsitt sjukhus med brandvägg. Dessutom jobbar vi ofta hemifrån, och då är det också problem. Nu finns möjligheten att använda en wiki som KI står bakom, då känns detta som en stor möjlighet (jmf att lägga upp dokument i ex Google)./Lena
SvaraRaderaDet är många som använder wikis för att styra upp deras arbete och tillhanda hålla mallar mm. Jag hoppas att du får ordning på alla dessa filer. Tänk på att även Google Docs kan vara ett alternativ i vissa fall om ni vill arbeta tillsammans för att författa ett dokument. Lycka till i din implementering.
SvaraRadera